DISTRIBUIDORA VENUS SAS

INTRODUCCIÓN

Como empresa responsable del tratamiento de los datos personales de nuestros grupos de interés, y dando cumplimiento al artículo 17 de la ley 1581 de 2012, hemos implementado una Política integral de Protección de Datos, la cual comprende los procesos de recolección de los datos personales, y el adecuado manejo de los mismos, en el desarrollo de nuestras actividades. Igualmente, adoptamos un adecuado estándar de protección, no solo por la obligación legal de la compañía, sino por el compromiso con nuestros públicos.

OBJETIVO

Definir los lineamientos para la adecuada recolección, tratamiento y protección de los datos personales suministrados por nuestros accionistas, empleados, proveedores, clientes y en general, por los terceros de quienes se recolectan datos personales. Igualmente, para los procedimientos de consultas y reclamos de los titulares de dichos datos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este documento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que  recoja y maneje DISTRIBUIDORA VENUS SAS domiciliado en La Estrella en Calle 79B SUR 50 150 bodega194 Parque Empresarial Promisión, a través del correo electrónico cartera@distrivenus.com y el número telefónico 2796690

DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en este documento, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a   las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular.
  7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de

partidos políticos de oposición, así́́ como los datos relativos a la salud, a la

vida sexual y los datos biométricos.

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado   en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

POLÍTICA Y LINEAMIENTOS GENERALES

Para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, se tienen diferentes procesos y lineamientos para el manejo de información de accionistas, clientes, aliados estratégicos, empleados, proveedores y demás grupos de interés.

  1. Accionistas, clientes y aliados estratégicos

La información que se recopila para esta base de datos comprende: nombre, apellidos, documento de identidad, teléfono, celular, fax, dirección, correo electrónico, página de Internet. Los datos que se recopilan provienen de la información que directamente nos proporcionan quienes son clientes, accionistas y aliados estratégicos de DISTRIBUIDORA VENUS SAS, mediante el envío de comunicaciones y el intercambio de documentación/información.

  • Empleados

La Compañía en calidad de empleador y por mandato de la legislación laboral debe contar con la siguiente información de trabajadores, practicantes, pensionados y candidatos: nombres, apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, domicilio, dirección de residencia, estado civil, salario, monto de la pensión, correo electrónico, todas las entidades administradoras de la seguridad social a las que la  persona  pertenezca, grado de escolaridad, instituciones donde recibió escolaridad, experiencia laboral y empresas donde haya laborado, número de cuenta para efectuar consignaciones de nómina y prestaciones sociales, entidades financieras  para descuentos por nómina, procesos judiciales que impliquen embargo de salarios, certificados de incapacidades de trabajadores y empleados, diagnósticos e historias clínicas relacionadas  con  incapacidades  presentadas por el trabajador, historias laborales, así como los datos  relativos a su grupo familiar (es decir, nombre, relación de parentesco, documento de identidad, edad y estado civil).

Dichos datos se hallan contenidos en los contratos laborales, contratos de aprendizaje, y en toda la información relevante y pertinente que el empleado o practicante debe suministrar para efectuar el proceso de contratación y de afiliación al sistema de seguridad social, incluyendo la información requerida en los formularios de afiliación manejados por cada una de las entidades de seguridad social.

  • Proveedores

Los datos de proveedores/contratistas personas naturales, tanto de bienes como de servicios, son los siguientes: nombre, apellidos, documento de identidad, NIT y demás información tributaria, teléfono, domicilio y dirección, pertenencia al régimen simplificado/común, página de Internet, correo electrónico, celular, fax, código de actividad económica.

Dicha información está contenida en cotizaciones u ofertas mercantiles, así́́ como en contratos de toda índole celebrados con proveedores y contratistas.

De igual manera, se recolecta información contenida en la documentación que se le solicita a cada proveedor o contratista para efectos de la correspondiente relación comercial, tales como registro mercantil como comerciante persona natural, RUT Vigente, certificaciones bancarias, certificaciones comerciales, facturas y/o cuentas de cobro, y soportes de afiliaciones y pago de seguridad social de los empleados de estos.

  • Otros grupos de interés

La recolección de información que se realice de cualquier grupo de interés, se tratará de conformidad con las normas que regulan la materia en conjunto con los lineamientos internos de la compañía, y utilizada de acuerdo a las finalidades propias de la relación que se tenga en cada caso

TRATAMIENTO

  1. Accionistas, clientes y aliados estratégicos

Estos datos se recopilan con el fin de establecer relaciones comerciales. Así mismo, se usa esta información para el envío de mensajes de agradecimiento, navidad, felicitaciones, entre otros asuntos de protocolo corporativo.

  • Empleados

Los datos personales de los empleados, únicamente se recopilan con el fin de administrar y gestionar pagos de nómina, seguridad social y la administración del personal y pensionados en general.  Así mismo, se usa para elegir posibles candidatos que participen en los distintos procesos de selección que adelante la empresa, para lo cual, la información suministrada podrá ser objeto de estudio, validación o cotejo a fin de corroborar su veracidad e idoneidad.

  • Proveedores

El tratamiento de estos datos se realiza con el fin de poder establecer relaciones contractuales con proveedores y contratistas que permitan la adquisición de los bienes y servicios que se requieran para el normal funcionamiento del giro ordinario de sus negocios (incluyendo la compra de insumos) y para la adecuada dotación de sus instalaciones u oficinas.

En todo caso, la información objeto de tratamiento:

  • Se ordena, cataloga, clasifica, divide o separa y se almacena en un archivo físico o electrónico con copia de seguridad (back-up).
    • Se actualiza la información.
    • No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.

No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en esta Política.

AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de DISTRIBUIDORA VENUS SAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DISTRIBUIDORA VENUS SASen su condición de responsable del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISTRIBUIDORA VENUS SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento.
  3. Ser informado por DISTRIBUIDORA VENUS SAS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en   una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará́́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información almacenada en nuestras bases de datos, cuentan con medidas de seguridad que garantizan además su confidencialidad, y protección. Teniendo en cuenta las directrices de seguridad que integran la ley 1581 de 2012, la información que reúna las condiciones establecidas en dicha ley sólo podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
    1. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
    1. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.